politique de confidentialité
Notre politique de confidentialité et protection des renseignements personnels
1.1 Contexte
Groupe Industriel AMI et ses compagnies affiliées (ci-après collectivement désignées par « AMI ») sont des personnes morales à but lucratif de régimes fédéral et provincial qui traitent des renseignements personnels dans le cadre de leurs activités.
La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont AMI les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit, c’est-à-dire comment elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne ayant un intérêt dans la façon dont AMI traite ses renseignements personnels. Elle couvre également le traitement des renseignements personnels recueillis par AMI par tout moyen technologique, incluant les sites web.
En naviguant sur notre site Internet ou en utilisant nos systèmes ou nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique et consentez à ce que vos données et renseignements personnels soient traités en conformité avec celle-ci, le cas échéant.
1.2 Application et définitions
Cette politique s’applique à AMI, ce qui inclut entre autres ses dirigeants, employés, consultants, ainsi que toute personne qui fournit des services pour le compte d’AMI. Elle s’applique également au site Internet d’AMI, ainsi qu’à tous les sites Internet contrôlés et maintenus par AMI.
Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par AMI, que ce soient les renseignements de ses clients, fournisseurs, consultants, employés, actionnaires ou toute autre personne (comme les visiteurs de ses sites Internet ou autres).
Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier (ex. : nom, adresse, date de naissance, adresse courriel personnelle, numéro de téléphone personnel, genre, salaire, renseignements bancaires, santé, origine ethnique, etc.).
Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée (ex. : santé, bancaires, numéro d’assurance sociale, date de naissance, biométriques, orientation sexuelle, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.).
De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels (ex. : nom, titre, adresse, courriel ou téléphone professionnels). Ainsi, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas à ces renseignements. Elles ne s’appliquent pas non plus aux renseignements personnels publics en vertu de la loi.
1.3 Collecte, utilisation et communication
Dans le cadre de ses activités, AMI peut collecter différents types de renseignements et ce à différentes fins.
Objectifs de la collecte de données
Les informations collectées le sont conformément aux finalités et objectifs fixés dans la présente politique.
Voici certaines raisons pour lesquelles nous collectons vos renseignements personnels :
- Pour fournir des produits et services : utilisation des données nécessaires à la réalisation de nos services.
- Pour répondre aux demandes via le formulaire de contact : données utilisées uniquement pour répondre aux communications reçues.
- Pour analyser et améliorer nos produits et services : données anonymisées issues de Google Analytics permettant d’optimiser l’expérience utilisateur.
Finalités des traitements de données
Les renseignements personnels collectés peuvent être utilisés pour :
- Fournir nos produits et services (traitement des commandes, communication avec nos clients, exécution de contrats).
- Améliorer nos services (retours d’expérience ou données anonymisées pour évaluer et améliorer).
- Personnalisation des services (adapter nos services selon préférences explicitement exprimées).
- Conformité légale (tenir des dossiers pour la fiscalité ou autres exigences réglementaires).
Renseignements personnels collectés
Nous collectons, de manière licite et transparente :
- Identifiants personnels : nom, prénom et adresse courriel fournis via le formulaire de contact.
- Données professionnelles : entreprise, poste ou fonction si inclus dans vos communications.
- Données de navigation : données anonymisées recueillies par Google Analytics (adresse IP, type de navigateur, pages visitées).
AMI informera les personnes concernées, au moment de la collecte, de tout autre renseignement recueilli, des fins, des moyens de collecte et des informations requises par la loi.
1.3.1 Consentement
AMI collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf exception légale. Le consentement peut être implicite lorsque la personne fournit volontairement ses renseignements après avoir consulté la présente politique. Pour toute collecte auprès de tiers, communication à des tiers ou utilisation secondaire, AMI obtiendra le consentement, sauf exceptions légales précisées dans les sections pertinentes.
1.3.2 Collecte
AMI ne collecte que les renseignements nécessaires à l’objectif visé. Si un service ou une offre d’emploi vise un mineur, AMI obtient le consentement d’un parent ou tuteur.
Collecte auprès de tiers
AMI peut collecter des renseignements auprès de tiers. Sauf exception légale, AMI demande le consentement avant toute collecte auprès d’un tiers. Si la collecte sans consentement est nécessaire (intérêt sérieux et légitime, impossibilité de faire autrement, exactitude), AMI en informe la personne concernée et recueille le consentement lorsque requis.
1.3.3 Détention et utilisation
AMI veille à ce que les renseignements détenus soient à jour et exacts au moment de leur utilisation. AMI n’utilise les renseignements que pour les raisons indiquées ou fournies lors de la collecte ; tout usage secondaire requiert un nouveau consentement (exprès pour les renseignements sensibles), sauf cas légaux (bénéfice manifeste, prévention ou détection de fraude, évaluation de mesures de sécurité).
AMI limite l’accès aux renseignements aux employés et personnes dont la fonction nécessite la consultation ; tout autre accès requiert le consentement de la personne concernée.
1.3.4 Communication
Sauf exception légale, AMI obtient le consentement avant de communiquer des renseignements personnels à un tiers et, pour les renseignements sensibles, un consentement explicite.
Exceptions (sans consentement) :
- Organismes publics dans l’exercice de leurs attributions ;
- Fournisseurs de services nécessaires à l’exécution des contrats (organisateurs d’événements, sous-traitants, infonuagiques) sous contrat écrits garantissant confidentialité, usage strictement contractuel, destruction post-contrat, et obligation de signaler toute violation ;
- Autre partie d’une transaction commerciale, si nécessaire et soumis aux conditions légales.
Communication à l’extérieur du Québec
Les renseignements peuvent transiter hors Québec (fournisseurs infonuagiques, sous-traitants). AMI effectue alors une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP).
1.3.5 Technologies utilisées
Utilisation de témoins de connexion
Les sites AMI utilisent ou peuvent utiliser des témoins de connexion pour mémoriser préférences (langue, session) et à des fins statistiques (comportement des visiteurs, contenu consulté). Types : témoins de session (durée de visite) et persistants (expirent). Les visiteurs peuvent activer/désactiver ces témoins via leur navigateur.
Utilisation de Google Analytics
AMI utilise ou peut utiliser Google Analytics pour améliorer ses sites. Google Analytics recourt à des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques. Les données ne sont jamais partagées à des tiers par AMI.
Autres moyens technologiques
AMI peut recueillir des renseignements via formulaires web intégrés (contact, candidature, infolettre), questionnaires en ligne et outils tiers (ex. Microsoft Forms). AMI s’assure que les paramètres de confidentialité sont configurés au niveau de confidentialité le plus élevé par défaut.
1.4 Conservation et destruction des renseignements personnels
Sauf durée minimale légale, AMI ne conserve les renseignements personnels que le temps nécessaire :
- Messages via formulaire de contact : jusqu’à résolution de la demande.
- Données anonymisées Google Analytics : selon les politiques de Google.
À l’issue, AMI détruit ou anonymise irréversiblement les données. La destruction est faite de façon sécuritaire pour garantir la protection des renseignements.
1.5 Responsabilités d’AMI
AMI est responsable de la protection des renseignements personnels. Le responsable de la protection des renseignements personnels est la Directrice Financiѐre d’AMI, chargée de veiller au respect de la législation, d’approuver et mettre en œuvre cette politique, et d’organiser des audits annuels. En cas d’absence, le Président assure ces fonctions.
Les employés ayant accès ou impliqués dans la gestion des renseignements doivent en assurer la protection et suivre la présente politique. Les responsabilités spécifiques peuvent figurer dans d’autres politiques internes.
1.6 Sécurité des données
AMI met en place des mesures raisonnables adaptées à la finalité, quantité, support et sensibilité des données. Les renseignements sensibles bénéficient de mesures renforcées et d’un accès restreint. Les communications via le formulaire de contact sont chiffrées, les bases de données sécurisées et l’accès limité au personnel autorisé.
1.7 Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement
Pour exercer ces droits, la personne concernée soumet une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels (coordonnées en 1.9). Sous réserve de restrictions légales, elle peut :
- Demander l’accès et la correction de ses renseignements détenus par AMI.
- Exiger la cessation de la diffusion contraire à la loi ou une réindexation d’un hyperlien.
- Retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements.
- Obtenir la liste des renseignements collectés, des catégories de personnes y ayant accès et leur durée de conservation.
Le responsable doit répondre par écrit dans les 30 jours, motiver tout refus et indiquer les recours disponibles.
1.8 Traitement des plaintes
- Réception
Toute plainte relative à la présente politique ou à la protection de renseignements doit être soumise par écrit au responsable (coordonnées en 1.9), en précisant nom, coordonnées, objet et motifs, avec détails suffisants. Si nécessaire, le responsable peut demander des informations supplémentaires. - Traitement
AMI traite les plaintes confidentiellement. Dans les 30 jours de réception complète du dossier, le responsable évalue et répond par écrit, motivant sa décision. Si un délai prolongé est nécessaire, le plaignant est informé des motifs, de l’état d’avancement et du délai prévu. AMI crée un dossier distinct pour chaque plainte, comprenant la plainte, l’analyse, la documentation et la réponse.
Le plaignant peut aussi saisir la Commission d’accès à l’information du Québec ou tout autre organisme compétent, mais AMI invite d’abord à adresser la plainte en interne.
1.9 Approbation
La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels d’AMI :
Stéphanie Otis
3499 rue de l’Énergie
Jonquière (Québec) G7X 0C1
confidentialite@industrielami.com
Pour toute demande, question ou commentaire, veuillez communiquer par courriel.
1.10 Publication et modifications
La présente politique est publiée sur le site Internet d’AMI et tous les sites contrôlés par AMI, pour les renseignements personnels qui y sont recueillis. Elle est diffusée par tout moyen adapté pour atteindre les personnes concernées.
Toutes modifications feront l’objet d’un avis pour informer les personnes concernées.